Как написать предложение о спонсорстве?

Предложение о спонсорстве — это отдельный вид коммерческих предложений, за которыми к нам периодически обращаются клиенты. Как правило — это организаторы различных мероприятий, которые заинтересованы в поисках спонсоров.

Пересмотрев существующие в сети материалы по этой теме, я решил внести и свою лепту. В этой статье я поделюсь с вами собственным взглядом по написанию спонсорских коммерческих предложений.

Конечно, можно готовить такие тексты по правилам составления классических коммерческих предложений, но здесь есть ряд нюансов, без учёта которых про эффективность можно забыть.

С чего начинать охоту на спонсора?

Начинать нужно с таргетирования, чтобы понять, кто может стать потенциальным спонсором.

И тут, в первую очередь, следует обратить внимание на такие клиентские сегменты:

1. Новые компании — у тех, кто появился на рынке, всегда есть потребность в рекламе и сочном пиаре. Если ваши аудитории пересекаются — новой компании, как минимум, будет интересно рассмотреть ваше предложение.
    
2. Постоянные спонсоры — компании, которые периодически выступают спонсорами других мероприятий, могут с удовольствием рассмотреть ваше предложение. Их достоинство в том, что не нужно рассказывать о прелестях спонсорства (они это уже знают). Ваша задача — показать, почему потенциальному спонсору будет выгодно обратить внимание именно на ваше событие.
    
3. Вечные рекламодатели — есть компании, которые вкладывают много денег в разную рекламу — «наружка», СМИ, раздаточная информация и др. Но у этих компаний ещё нет опыта в спонсорстве (или он был незначительным и совсем другого уровня).
    
4. Массовые бренды —  эти компании всегда любят поддерживать разные мероприятия, особенно те из них, которые привлекают большое количество их целевой аудитории.

Да и вообще, это понятное всем условие — потенциального спонсора должна заинтересовать аудитория предлагаемого мероприятия. Не столько вы сами и ваше событие, а именно информация о том, кто именно его посетит.

Именно здесь многие допускают ошибку, уделяя внимание расхваливанию своего детища и полностью закрывая глаза на потребности потенциального спонсора.

Спонсоры бывают разные…

Итак, перед написанием предложений вам нужно определиться с видами спонсорства, которые вы предлагаете.

Какие они могут быть?

• Генеральный спонсор
• Обычный спонсор
• Информационный партнёр
• Операционный спонсор

Что такое операционный спонсор? Проще привести конкретные примеры — транспорт, кейтеринг, одежда (экипировка), цветы, гостиница и т.д. Это спонсор, который представляет какое-то узкое направление организации, задействованное в мероприятии.

Нельзя потенциальному генеральному, информационному и операционному спонсору отправлять одно и то же предложение.

У них мотивация разная, да и суть партнёрства отличается. Если нарушать указанную мысль, то будет страдать КОНКРЕТНОСТЬ вашего предложения, и оно превратится в простое пожелание или информирование о возможности…

Просчитайте спонсора заранее

Какой резон спонсору участвовать?

Только давайте отойдём от банальных фраз в стиле «Вы повысите свой имидж и получите хороший пиар у большой аудитории». Все эти фразы нельзя заранее измерить, да и сам спонсор всё это понимает.

Возьмём постоянного спонсора. Как вы думаете, почему он выделяет на это деньги? Почему он это делал раньше? Какие преследовал цели?

И что получал взамен?

Или обратимся к информационному партнёру. Очень часто информационные партнёры получают процент от продажи билетов, бесплатные приглашения на мероприятие и возможность установить информационный или промо стенд со своей продукцией.

Операционный спонсор… Например, это продавец цветов. Зачем ему принимать участие в вашем мероприятии?

Поэтому, всегда держите во внимании — проблемы, цели, желания и мотивы спонсора. Это те инструменты, которыми вы будете воздействовать во время убеждения.

С чего начинать обращение?

Во-первых, сразу смиритесь с тем фактом, что все классические тактики копирайтинга нужно оставить для других текстов.

Во-вторых, здесь всё зависит от степени вашего знакомства с получателем, а также его активностью.

Здесь действует универсальное правило — подобный текст как начинается, так и продолжается в виде обращения (как письмо), а не в виде убеждения. Обязательно персональное обращение, никакой обезличенности.

Как начать? Несколько подсказок:

1. Сделайте комплимент (заслуженный).
2. Сообщите о важности своей информации (и намекните, почему это важно).
3. Напомните, откуда вы друг друга знаете.
4. Схитрите в стиле «Вы как-то говорили, если у нас появится что-то интересное и оригинальное — держать вас в курсе…» 
5. Дайте ощущение эксклюзивности — получатель должен увидеть и понять, что он не один из ста, а что вы пишете лично ему.
6. Напомнить о телефонном звонке — если перед отправлением текста вы созванивались с клиентом, и он попросил прислать более подробную информацию.
7. Расскажите короткую историю из своей жизни, приведите интересный добрый факт.
8. Процитируйте получателя — проверьте, возможно, получатель где-то давал интервью, отыщите его козырные цитаты.

Представьте событие

Представляете по формуле:

НАЗВАНИЕ СОБЫТИЯ + ЕГО ДОБРАЯ ВЫГОДА

Добрая выгода — это чёткое сообщение о главной пользе события для целевой аудитории. В этих строках должно читаться реально доброе дело.

Дальше нужно намекнуть на реальную значимость мероприятие, чтобы потенциальный спонсор увидел, что его приглашают не на какую-то гламурную тусовку, а на реальное событие, участие в котором будет как минимум престижно.

Естественно, нужно рассказать о дате события, чему оно посвящено, в чём заключается его формат, и какие сюрпризы ожидают участников.

И конечно, покажите, что вы в него вложили свою душу. Что для вас лично это не способ заработка, а способ сделать реально благое дело для окружающих. Обязательно указать на уникальность мероприятия, чтобы потенциальный спонсор увидел, что никто кроме вас (или никто до вас) не делал.

И последнее — чем интересней задумка и формат, тем быстрее хочется принять участие даже спонсорам. Сидеть в большом зале и смотреть на экран, слушая сменяющихся спикеров не совсем удобно.

Лучше придумайте какой-то турнир по нестандартным видам спорта. Это как пример.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Вообще задумайтесь о таком формате обращения — само предложение делается в виде письма, к которому прилагается презентация события. Письмо сыграет роль личного обращения, а презентация — как дополнительный информационный материал. Нормальная практика в кругах общения ТОП-менеджеров, принимающих решение.

Чётко формулируйте выгоды

Многие организаторы делают одну большую ошибку — они во время описания выгод для спонсора делают ставку только на материальную и рекламную составляющую.

Да, это важно, но не нужно акцентировать на этом большую часть внимания.

Но даже когда вы описываете «меркантильную» сторону — будьте конкретны:

1. Что входит в спонсорский пакет?
2. Где именно (и в каком количестве) будет атрибутика компании?
3. Предоставите ли вы спонсору слово?
4. Будет ли он участвовать на пресс-конференции?
5. Сможет ли он что-то кому-то вручить?
6. Где и какой стенд с продукцией или рекламой можно разместить?
7. Как будет фигурировать спонсор во время рекламы и пиара самого мероприятия?
8. Конкретная сумма.

Если к моменту обращения к новому кандидату уже есть договорённости с другими спонсорами — не стесняйтесь об этом написать, так как подобный факт выполняет функцию социального доказательства.

И потом переходите дальше — начинайте оперировать другими (не меркантильными) сторонами убеждения. Говорите… О высоком!

К примеру, почему практически никто не пишет о «благом деле»? Если вы пишете только об экономике и пиаре, этим даёте понять, что видите в спонсоре денежный мешок, а не личность с высокими ценностями и добрым сердцем.

Держите несколько мотивирующих тезисов, имеющих место быть:

• Вы примите участие в мероприятии, которое поможет…
• Благодаря вашей поддержке многие люди…
• Участвуя в таком мероприятии, вы в очередной раз доказываете, что…
• Нас запоминают по тем благим делам, которые мы делаем для других…
• О вашей поддержке будут говорить…
• В то время, когда одни обещают, вы на деле доказываете…
• Это будет очень серьёзный шаг, доказывающий вашу…

Подумайте, с кем вы можете познакомить спонсора на своём мероприятии. Если мероприятие обучающее — подскажите, чему может спонсор (или его сотрудники) научиться.

Чем закончить?

Только предложением встретиться. И где-то на нейтральной территории. Ближе к добру.

https://bitlylink.com/QUA96

Первый контакт: как написать письмо спонсору

Рекомендации о том, как написать письмо спонсору, составлены на личном опыте и в результате анализа эффективности коммуникаций моих клиентов. Решение вопроса о дополнительном финансировании социально-значимой деятельности, привлечении спонсоров, начинается с установления первого контакта. Можно, конечно, просто позвонить спонсору и предложить  сотрудничество, но уже завтра он забудет о вашем разговоре. А вот письмо можно читать и перечитывать, оценивая перспективы спонсорства. Итак, первое письмо спонсору самое важное. От того, насколько вы его грамотно напишите, будет зависеть будущее вашего проекта и деятельности.

Первый контакт: как написать письмо спонсору

Цель  и задачи первого письма — заинтересовать спонсора в сотрудничестве, довести до него информацию о проекте, показать выгоды и установить контакт.

Как написать письмо спонсору – введите в курс дела

Рассмотрим, как это будет выглядеть в письме. В начале своего письма расскажите о проекте, мероприятии, организации, то есть об объекте или лице которому нужны дополнительные средства финансирования. Из него потенциальный спонсор должен узнать: название, цели, сроки и место реализации, уникальность проекта. В этой части или другой коротко расскажите о своем опыте реализации аналогичных проектов.

Пример 1

Чемпионат мира, проводимый Международной федерацией водных лыж и вейкборда раз в два года, является кульминационным соревнованием между командами различных стран. С 18 по 24 июля в городе Дубне выступят двести сильнейших спортсменов из пятидесяти стран мира. За организацию мероприятия такого масштаба боролись Россия, Дания, Италия и Южная Корея. Учитывая успешный опыт Дубны в организации Российских этапов Кубка мира по водным лыжам с 2004 по 2009 годы, Исполнительный совет IWWF единогласно проголосовал за Россию.

Как написать письмо спонсору – обоснуйте обращение

Затем обоснуйте причины, по которым вы обращаетесь ИМЕННО К ЭТОЙ ОРГАНИЗАЦИ. Проявите максимальную осведомленность о его деятельности, корпоративной социальной ответственности, признайте заслуги кампании. Предположите, что ваш проект соответствует корпоративной политике организации  в поддержке социально значимых проектов и благотворительной деятельности. Подчеркните, что ваши целевые аудитории совпадают или пересекаются.

Пример 2

Отличный уровень организации международных соревнований и наличие «Лучшего в мире воднолыжного стадиона» являются результатом конструктивных отношений между органами муниципальной власти и местными бизнес структурами. На протяжении длительного периода Сбербанк систематически поддерживал развитие спортивной деятельности дубненцев. Положительный имидж Банка, социально-ориентированные продукты и услуги сформировали заслуженный спрос жителей г. Дубны.

Как написать письмо спонсору – сделайте предложение

В заключение назовите сумму бюджета проекта. Предложите кампании ознакомиться с содержанием спонсорского портфеля и выбрать пакет в соответствии со своими возможностями. Установите срок, в течение которого вы ожидаете получить ответ. Сообщите: где и как потенциальный спонсор* может получить дополнительную информацию.

Пример 3

Учитывая приоритеты Сбербанка в области спонсорства и благотворительности, поддержки национального спорта, предлагаем акционерному обществу выступить спонсором Чемпионата мира по водным лыжам и использовать наши возможности для поддержания бренда Банка на российском и международном уровне.

Бюджет соревнований составляет … рублей. Половина сметы расходов покрывается за счет государственного бюджета, спонсоров IWWF, продажи зрительских билетов, сувенирной продукции, рекламных услуг и т.п. Другую часть расходов предполагается произвести за счет спонсоров, которым предлагается три варианта участия — пакеты: Генерального спонсора, Официального спонсора и Спонсора соревнований. В обмен на спонсорскую поддержку организаторы предоставляют широкий спектр рекламных и PR услуг. Выражаем надежду, что информация, содержащаяся на официальном сайте соревнований поможет Вам выбрать надежный объект инвестиций в Ваш бизнес.

Как написать письмо спонсору – оформите, как следует

Письмо составляется по всем правилам делопроизводства и включает: данные получателя, отправителя и контактного лица, обращение к нему, основное содержание, заключительную фразу. Письмо подписывает руководитель организации, которая обращается за спонсорской поддержкой мероприятий или руководитель проекта.

Первая и последняя часть письма представляют собой краткое содержание спонсорского портфеля и могут быть статичными разделами шаблона письма. Вторая часть – составляется индивидуально. Уделите этому разделу основное внимание.

Перечислите приложения к письму, которые оформляются отдельными документами с реквизитами организации (проекта). Первым документом должна стать обобщенная смета расходов на реализацию проекта, проведение мероприятия. Во втором документе – общее содержание спонсорских пакетов (опции), то есть то, что спонсор получит, поддерживая вас.

Начинайте рассылку писем со спонсоров, которых вы знаете лично. Такой вид отправки называется теплая рассылка и базируется на некоторых важных правилах.

https://bitlylink.com/vdArK